Cuando se habla de trabajo, cada minuto es oro: el tiempo es, sin duda, el recurso más valioso de cualquier empresario. No obstante, los factores que tienen la capacidad de reducir de manera significativa la motivación y el desempeño de los equipos de trabajo, están constantemente empujándonos a buscar las maneras más efectivas de proteger la productividad de nuestras empresas. Es común tener la sensación de haber podido sacar más provecho del tiempo, y muy seguramente, esa sensación se debe a que en realidad pudo ser así. Desde planes mal elaborados a distracciones tecnológicas, se pueden identificar diversas amenazas a la administración del tiempo en una empresa. Pero la buena noticia es que si estos factores se pueden observar, lo más probable es que se puedan eliminar. ¿Cómo se puede entonces, atacar los impedimentos y obstáculos que impiden una productividad efectiva? Todo dependerá de la naturaleza del problema, sin embargo, las siguientes estrategias funcionarán en la mayoría de los casos.
- Establecer plazos de tiempo bien definidos para cada actividad. Es primordial el uso adecuado del tiempo en cada partida a realizar, pero esto no debe hacerse en la marcha. Lo adecuado es predefinir el tiempo que debe tomarse cada actividad y definir el ritmo de trabajo en función de estas. Es preferible definir el tiempo necesario para cumplir una tarea, en vez de dejar que la tarea misma defina el tiempo que consumirá.
- Eliminar las distracciones en horarios de trabajo. Es común que los empleados de una empresa utilicen parte del horario de trabajo para incurrir en actividades desligadas a sus metas. En muchas instancias, esto puede suceder involuntariamente, por lo que se recomienda generar las condiciones óptimas donde se reduzca la necesidad de distraerse.
- Tomar descansos programados ayuda a eliminar estas distracciones. Está comprobado que permanecer tiempos muy prolongados en una misma actividad reduce el desempeño de los empleados, por lo cual es recomendable tomar recesos para refrescar la mente. A diferencia de un microprocesador, la mente humana se puede agotar de manera significativa cuando se expone a largas horas de trabajo continuo, pero también puede energizarse cuando se recrea. Un receso no debe ser tan corto que no permita descanso, de la misma manera que no debe ser tan largo que pueda desenfocar al empleado por completo.
- Ser proactivo en lugar de esperar y reaccionar a las emergencias del momento reduce el tiempo que se toma para comenzar y terminar una actividad. Estar siempre un paso adelante permite que las ideas surjan por voluntad y no por necesidad.
- Elaborar listas de quehaceres donde los objetivos a cumplir del día se muestren de manera cronológica. Esto funciona como un mapa mental y prepara la mente para el siguiente paso en cada momento. Una buena recomendación es clasificar las tareas pendientes dependiendo de su complejidad o prioridad de manera que su realización resulte eficiente.
- Solicitar ayuda cuando sea necesario es extremadamente útil a la hora de realizaras tareas simultáneamente. El trabajo en equipo es parte de la esencia de cualquier empresa, si es cierto que dos cabezas piensan mejor que una. A pesar de que ser «multi-tasking» es una valiosa habilidad, en casos específicos puede resultar contra productivo querer hacer todo al mismo tiempo. Es importante saber cuándo alguien puede servir de apoyo para cumplir dos o más objetivos paralelamente.
- Dar retroalimentación a los empleados de sus logros y fracasos les permite verse desde un punto de vista de tercera persona. Aunque las personas tengan conciencia de lo que hacen, distintas perspectivas les resulta útil para hacer un mapa mental de su progreso. Como líder, es importante permitirles a los empleados saber qué se observa de sus esfuerzos.