Las reuniones virtuales: factor esencial del futuro del trabajo

Ricardo es consultor en comunicaciones y tecnología. En menos de dos años ha conseguido tres grandes contratos con firmas internacionales radicadas en los Estados Unidos y Centroamérica.  Ahora maneja una pequeña empresa con un equipo de 12 personas. Como consultor, su vida transcurre entre viajes y reuniones.

Según nos cuenta, las reuniones online son su arma estratégica para estar conectado y darle seguimiento a su recién iniciada empresa, aun estando lejos de casa. Y le han dado resultado.  “Si no fuera por la ventaja de poder reunirme online no pudiera hacerlo. A veces surgen problemas con un socio y montamos una reunión en quince minutos para buscar soluciones.”

La firma de consultoria ZK Research indica que el 94% de las personas que utilizan video en reuniones afirman que aumenta la eficiencia y la productividad. También destacan que “las reuniones de video terminan un 73% más rápido que otro tipo de reuniones”, permitiendo de esta manera ahorrar un valioso activo para las empresas: el tiempo. El secreto está en tomar en cuenta las medidas necesarias para que estas reuniones sean efectivas y cada miembro del equipo pueda obtener el máximo provecho de ellas.

Por ejemplo, los encuentros online son excelentes para coordinar proyectos internacionales, como visitas de alto rango y organización de eventos y congresos, por todas las facilidades que se presentan para dar seguimiento a las tareas a realizar. De esta manera, se puede cumplir con las fechas de entrega y todo el equipo puede mantenerse al tanto de las operaciones del día a día, aunque no se encuentren en el mismo lugar geográficamente.

Mientras que, para los departamentos de tecnología, las reuniones online y los webinars son herramientas que juegan un papel por excelencia al  momento de llevar a cabo entrenamientos cortos y resolución de problemas menores.

Otra ventaja de las reuniones online es la facilidad con la que se puede contratar a un facilitador para ofrecer un entrenamiento o impartir seminarios y talleres. Los costos de ahorro en movilidad y viáticos son considerables.

La plataforma más efectiva siempre dependerá de los objetivos que perseguimos con estas reuniones. Por lo general, se utiliza mucho la aplicación Skype, que cuenta con llamadas de voz, video conferencias y chat. Por igual, se inscribe en la lista Google Hangouts, que ofrece la ventaja de mantener documentos compartidos y permite 10 conexiones al mismo tiempo. Slack, una herramienta de fácil manejo que integra video llamadas y mensajería instantánea. Go to meeting es otra de las opciones que, en su versión libre y sin necesidad de registrarse, hace posible congregar a 3 personas y compartir la PC. En la versión de pago, permite reunirse hasta con 100 personas y dar conferencias en alta definición. Zoom es otra de estas herramientas por invitación la cual permite presentar proyectos y realizar cursos, permitiendo grabar todas las interacciones.

Para obtener el máximo de una video conferencia, debes tomar en cuenta algunas recomendaciones:

• Tener claro el tema a tratar y el objetivo que se persigue con la reunión.
• Enviar material de apoyo con anterioridad para que los participantes puedan llevar sus ideas y opiniones a la reunión.
• Días antes de la reunión, realizar una prueba con el equipo tecnológico para comprobar la conexión de la cámara web y el sonido.
• Tener a mano y con tiempo las claves necesarias para iniciar la conversación online.
• Para que estas reuniones sean efectivas Google no recomienda la participación de más de 10 personas, y aunque parezca paradójico, recomienda que tomen notas a mano para evitar distracciones.
• Contar con un moderador para la reunión, o alguien quien lleve la agenda y maneje los turnos de participación de manera equitativa.